💬 Help ons meer senioren te bereiken! Deel www.aivoordesenior.nl met uw familie en vrienden.

Ergens staat een doos. Met brieven, foto's, een bouwtekening en een oude polis. En op uw computer staat een map die "Nieuwe map (3)" heet. Beide zijn geen archief. Een archief is pas een archief als u er iets in terugvindt.

📌 Wat leert u vandaag:

De meeste mensen beginnen met een app zoeken. Dat is de verkeerde volgorde. Eerst komt deze vraag:

Waar mag uw archief wonen?

Alles wat daarna komt, volgt uit dat antwoord. Er zijn drie routes. Geen enkele is de beste. Ze passen bij verschillende mensen.

Google, Apple of Microsoft bewaart uw bestanden op hun computers. U betaalt meestal een paar euro per maand. Gratis krijgt u ongeveer 5 tot 15 gigabyte.

De slimme zoekfuncties zijn hier het verst. In Google Foto's zit een "Vraag"-knop. Daarmee zoekt u in gewone taal, bijvoorbeeld: "foto's van de tuin in de sneeuw". Apple verwerkt veel op het toestel zelf. Sinds eind vorig jaar werkt Apple Intelligence ook in het Nederlands.

Het nadeel: uw bestanden staan bij een Amerikaans bedrijf. Die kunnen erbij, en gebruiken ze om hun diensten te verbeteren.

→ Past bij u als u vooral gemak wilt en al een telefoon van dat merk heeft.

Er zijn diensten die precies hetzelfde doen, maar met strengere privacyregels. Proton Drive uit Zwitserland versleutelt uw bestanden zo dat de aanbieder zelf niet kan meekijken. Stack van het Nederlandse TransIP zet uw bestanden in Nederland neer.

U levert wel iets in: de slimme zoekfuncties zijn hier eenvoudiger. U zoekt vooral op naam, datum en woorden in de tekst.

→ Past bij u als u het prettig vindt dat uw gegevens in Europa blijven.

Uw archief staat op een externe harde schijf of op een klein opslagkastje in de meterkast. Zo'n kastje heet een NAS. Het is een computertje dat alleen bestanden bewaart.

Hier kan verrassend veel. Het gratis programma Immich lijkt sterk op Google Foto's, inclusief gezichtsherkenning en zoeken op beschrijving. Alles rekent op uw eigen apparaat. Voor papieren is er Paperless-ngx. Dat leest uw scans en geeft ze zelf een label, zoals "verzekering" of "gemeente".

Eerlijk is eerlijk: dit installeert u niet in een middag. Vaak is dit de route waarbij een kind of kleinkind meehelpt.

→ Past bij u als u niets buiten de deur wilt hebben en handige hulp heeft.

In een archief heeft AI twee losse taken. Ze worden vaak door elkaar gehaald.

Taak 1: lezen. De computer kijkt naar een scan en herkent de letters. Dat heet tekstherkenning. Zonder die stap is uw scan alleen een plaatje. Mét die stap kunt u zoeken op elk woord dat erin staat. Zoek op "kadaster" en u vindt de akte, ook als het bestand "scan007" heet.

Taak 2: vinden. Vroeger zocht u op woorden. Nu zoekt u op beschrijving. U typt "brief over de erfenis, ergens in 2019" en het systeem snapt wat u bedoelt. Het herkent ook gezichten, plaatsen en voorwerpen op foto's.

Let op één ding. Bij Google en Microsoft zit die tweede taak vaak in een betaald abonnement. De tekstherkenning zit er meestal standaard in.

AI kan niet alleen zoeken in uw archief. AI kan het archief ook voor u opzetten. Dat scheelt de moeilijkste stap: bedenken hoe u het gaat indelen.

U doet dit in een digitale assistent, zoals ChatGPT, Gemini, Copilot of Claude. U typt uw situatie in, de assistent maakt een voorstel. U past het daarna aan.

Een goede opdracht bestaat uit drie delen:

Hieronder staan vijf opdrachten. U mag ze letterlijk overtypen en aanpassen.

Let op het woord "maximaal acht". Zonder grens krijgt u een indeling van dertig mappen. Daar begint u nooit aan.

U krijgt nu een regel én voorbeelden. Die voorbeelden zijn het belangrijkst. Daaraan ziet u meteen of de regel bij u past.

Heeft u een document gescand? Voeg de scan toe aan het gesprek en vraag:

Dit werkt ook bij een lastige brief van een instantie. U krijgt er meteen bij te horen wat er eigenlijk staat.

Wees hier voorzichtig. Bewaartermijnen veranderen, en een assistent kan zich vergissen. Gebruik de lijst als startpunt en controleer het bij de Belastingdienst of de Consumentenbond.

Dit is de opdracht die de meeste mensen overslaan. En juist deze levert later het meeste op.

Nog twee dingen. Vraag gerust door. "Maak het korter", "leg uit waarom" of "geef drie andere opties" werkt prima. En stuur geen documenten met uw BSN, DigiD-gegevens of rekeningnummers naar een assistent. Maak die eerst onleesbaar met een zwarte streep.

Stapel 1: documenten. Scan ze met uw telefoon. De app Microsoft Lens is er niet meer, die is in maart gestopt. Gebruik in plaats daarvan de scanknop in de OneDrive-app, in Google Drive, of in Notities op de iPhone. Let op: OneDrive zet de scan meteen online, niet op uw telefoon.

Stapel 2: foto's. Google PhotoScan is gratis en maakt vier opnames achter elkaar. Zo verdwijnt de schittering op glanzende foto's. Heeft u honderden foto's? Dan is Photomyne sneller. Die scant een hele albumpagina in één keer en knipt de foto's zelf los. Dat kost ongeveer zeventig euro per jaar.

Stapel 3: handgeschreven brieven. Dit is de mooiste. Transkribus is gemaakt door Europese universiteiten en archieven. Het leest oud handschrift en zet het om in tekst. Voor een paar pagina's kunt u het gratis proberen.

Een archief dat niemand kan openen, is voor uw nabestaanden waardeloos. Beide grote merken hebben hier een knop voor.

Bij Apple heet het Digitaal nalatenschap. U wijst iemand aan die na uw overlijden toegang mag vragen. U vindt het bij Instellingen, onder uw naam, bij Wachtwoord en beveiliging. Google heeft iets soortgelijks: de Inactieve Accountbeheerder.

Vijf minuten werk. Meer is het niet.

💡 Probeer dit vandaag: de omgekeerde start

Bijna iedereen begint bij de oudste doos op zolder. Daar houdt niemand het vol.

Doe het andersom. Pak alleen de papieren die u het afgelopen jaar écht nodig had. De polis, de garantiebon, de brief van de gemeente. Meestal zijn dat er nog geen twintig.

Scan die, en geef ze allemaal dezelfde soort naam:

Vindt u het terug? Dan werkt uw systeem. Pas dán gaat u naar zolder.

🔒 Veiligheidshoek: als AI uw brieven gaat invullen

Hier gaat het bij oude brieven vaak mis. Vraagt u een gewone AI-assistent om een handgeschreven brief over te typen, dan komt er een vloeiende tekst uit. Die tekst ziet er overtuigend uit.

Maar bij een moeilijk woord gokt zo'n programma. Het verzint iets dat past. U ziet niet welk woord echt gelezen is en welk woord bedacht is. Bij een boodschappenlijstje maakt dat niets uit. Bij een brief van uw vader wel.

Programma's als Transkribus werken per regel, en tonen de tekst naast de originele scan. Bewaar daarom altijd de scan zelf, naast de overgetypte tekst. Zo kunt u het later nog nakijken.

En dan de tweede, saaiere waarschuwing. Eén kopie is geen archief. Een schijf gaat stuk, een telefoon gaat kapot, een account kan geblokkeerd raken. Houd twee kopieën aan op verschillende plekken. Bijvoorbeeld: online én op een externe schijf in de kast.

Google draaide dit voorjaar een deel van zijn nieuwe AI-zoekfunctie in Foto's terug. Gebruikers klaagden dat ze hun foto's juist minder goed terugvonden. Er staat nu een knop in de app om terug te gaan naar de oude, gewone zoekfunctie. Handig om te weten als het zoeken bij u ineens raar aanvoelt.

Vragen over uw eigen archief? Mail naar [email protected] of kijk op www.aivoordesenior.nl

💬 Help ons meer senioren te bereiken! Deel www.aivoordesenior.nl met uw familie en vrienden.